К2Тех автоматизировал HR-процессы для 25 000 сотрудников АШАН на базе Directum RX

Торговая сеть АШАН Ритейл Россия в партнерстве с компанией К2Тех реализовала масштабный инициатива цифровизации кадрового документооборота. Ритейлер перевел на платформу Directum RX ключевые HR-процессы: от приема, перевода и увольнения сотрудников до управления отпусками, заказа справок и работы с локальными нормативными актами (ЛНА). Новая платформа охватила 25 000 пользователей — от руководителей до линейных сотрудников по всей стране. В итоге внедрения решения нагрузка на HR-службу снизилась более чем на 40%.

АШАН — одна из крупнейших российских розничных сетей с высокой долей распределенного персонала. В 2024 году, в рамках развития Стратегического проекта по улучшению Бренда Работодателя и цифровизации Пути сотрудника, был запущен инициатива по повышению эффективности и управляемости кадровых процессов. Компании предстояло перевести ключевые операции в цифровой формат, обеспечив одинаково удобную среду как для офисных сотрудников, так и для персонала магазинов, логистики и мясоперерабатывающего завода. Одновременно новое подход должно было обеспечивать стабильную работу при масштабировании на десятки тысяч сотрудников.

Исполнителем выступила компания К2Тех. Проект реализовали на базе платформы Directum RX (модуль Directum HR Pro 2.4). В процессе работ коробочная функциональность была существенно расширена под специфические сценарии ритейлера: выполнено более 120 доработок, автоматизировано 32 бизнес-процесса, создано 45 новых видов документов, 18 специализированных справочников и 12 регламентных отчетов.

Решение построено на кластерной архитектуре с балансировкой нагрузки и автоматическим резервированием. Интеграционный контур объединил SAP HR, Gravitee, Active Directory, Keycloak, служба «Контур.Доверенность» и CryptoPro. Чтобы обойти отсутствие единой интеграционной шины, команда настроила генерацию текстов кадровых приказов на основе метаданных из SAP HR. Еще одним техническим вызовом стала разработка собственного механизма электронного архива, так как стандартные возможности платформы не покрывали требований к объему хранимых данных.

Переход на новую систему проходил по классической модели поэтапного внедрения через отдельные очереди. Всего автоматизировано более 30 бизнес-процессов, объединенных в 5 очередей. Сначала запустили базовые процессы: ознакомление с ЛНА, заказ справок. Затем реализовали планирование отпусков с функцией допланирования для новых сотрудников, а равным образом процессы приема, перевода и увольнения. На последующих этапах добавились новые HR-сценарии, кадровая отчетность, диспансеризация, премирование, формирование электронного архива и другие кадровые мероприятия.

Миграция 450 000 исторических кадровых документов за 2022–2024 годы заняла три месяца. Чтобы исключить потерю данных и безопасно обучить пользователей, на протяжении двух месяцев платформа работала параллельно с бумажным документооборотом с еженедельной сверкой контрольных точек.

«Инициатива в АШАН уникален своим масштабом и сложностью. Мы внедряли цифровой кадровый документооборот в крупнейшей розничной сети с распределенной структурой и высокой долей линейного персонала. Технически сложное развертывание с жесткими требованиями к отказоустойчивости и безопасности потребовало детальной проработки архитектуры. Нестандартные решения — от генерации приказов из метаданных до создания кастомного архива — позволили нам преодолеть ограничения ИТ-ландшафта и создать целиком бесшовную цифровую среду, интегрированную с ключевыми системами заказчика», — отмечает Василий Мухин, руководитель направления по развитию систем документооборота и прикладных ИИ-решений К2Тех.

Основной результат проекта — полный переход с бумажного документооборота на цифровой на базе Directum RX. Ежемесячно в системе обрабатывается более 35 000 документов. Скорость ознакомления с ЛНА сократилась с нескольких недель до нескольких минут, а согласование отпусков ускорилось с 2–3 дней до 15 минут. Отказ от бумаги позволил на 40% снизить нагрузку на HR-службу, повысить производительность труда и сократить расход бумаги свыше на 500 000 листов в год, что поддержало экологическую повестку компании.

«Для розничной сети с тысячами сотрудников в магазинах критически важно, чтобы виртуальный документооборот был одинаково удобен и доступен для всех. Мы разработали поэтапную стратегию внедрения, которая позволила последовательно наращивать функциональность и обеспечить плавную адаптацию персонала к цифровому формату. Масштаб проекта колоссален: системой охвачено 98% сотрудников, автоматизировано более 30 процессов. Полученный опыт уникален для рынка — он доказывает функция внедрения полноценного КЭДО в компаниях с десятками тысяч линейных сотрудников, распределенных по всей стране. Итог проекта — единое цифровое пространство, снижение нагрузки на сотрудников и кардинальное ускорение операций», — отмечает Алексей Загайнов, директор по отраслевым решениям в ритейле и FMCG К2Тех.

Сегодня новой системой ежедневно пользуются:

• 25 000 сотрудников (ознакомление с ЛНА, заказ справок, подача заявлений на отпуск);

• из них более 4 000 руководителей (согласование заявок и утверждение приказов);

• более 100 бизнес-партнеров по персоналу (администрирование, кадровый учет, управление отпусками).

«Переход на виртуальный кадровый документооборот стал для нас не просто заменой бумаги, а полноценной трансформацией HR-процессов. Сегодня платформа охватывает 98% сотрудников, а время выполнения ключевых операций измеряется минутами. Масштаб задачи неизбежно рождал сложные вопросы, но нам удалось выстроить работу не в строгом формате "клиент – исполнитель", а как единая команда. Коллеги из К2Тех не просто шли по ТЗ, а проактивно предлагали улучшения процессов и системы. Именно эта синергия и общая заинтересованность в результате помогли нам запуститься в жесткие плановые сроки и с высоким качеством», — резюмирует Екатерина Касатая, директор по кадровому администрированию и вознаграждениям АШАН Ритейл Россия.